La rendición de cuentas en las empresas debe realizarse anualmente, es un proceso para que cada uno de los actores en el sistema informe sobre su desempeño.
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La rendición de cuentas se define en el Decreto 1072 de 2015 como: «Mecanismo por medio del cual las personas e instituciones informan sobre su desempeño».
El Decreto 1072 de 2015 establece la obligación de hacer una rendición de cuentas del SG-SST en las empresas. Este deber está consagrado en el numeral 3 del Artículo 2.2.4.6.8. En general, la rendición de cuentas se define como el mecanismo a través del cual las personas y las organizaciones informan sobre su desempeño a todos los interesados.
La norma señala esta obligación en los siguientes términos:
“3. Rendición de cuentas al interior de la empresa: A quienes se les hayan delegado responsabilidades en el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST, tienen la obligación de rendir cuentas internamente en relación con su desempeño. Esta rendición de cuentas se podrá hacer a través de medios escritos, electrónicos, verbales o los que sean considerados por los responsables. La rendición se hará como mínimo anualmente y deberá quedar documentada”.
El propósito final de este proceso es evaluar los avances en materia de seguridad y salud en el trabajo, con miras a introducir mejoras en el sistema de gestión, a su vez, el informe de rendición de cuentas de cada participante en el sistema será un insumo para alta dirección en su revisión anual.
Responsables del proceso
El proceso de rendición de cuentas parte de las responsabilidades asignadas en el SG-SST. El numeral 2 del artículo 2.2.4.6.8 del Decreto 1072 de 2015 establece:
«2. Asignación y Comunicación de Responsabilidades: Debe asignar, documentar y comunicar las responsabilidades específicas en Seguridad y Salud en el Trabajo SST a todos los niveles de la organización, incluida la alta dirección;»
Los responsables de la rendición de cuentas serán todos aquellos a quienes se les hayan asignado responsabilidades dentro del SG-SST. Usualmente se requiere:
- Rendición de cuentas del administrador del SG-SST dentro de la organización
- Rendición de cuentas del COPASST o el Vigía de seguridad y salud en el trabajo
- Rendición de cuentas del comité de convivencia
- Rendición de cuentas la brigada de emergencias
- Rendición de cuentas de los SISO de obra
- Rendición de cuentas de la alta dirección
- Rendición de cuentas de los empleados
- Rendición de cuentas del comité de seguridad vial
- Rendición de cuentas de las empresas de servicios temporales cuando hay empleados en misión
La alta dirección por ser un responsable del sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo está obligado a realizar la rendición de cuentas y también la revisión por la dirección. En empresa pequeñas, usualmente estas dos actividades se integran en un solo documento, pero en grandes empresas pueden ser realizadas por roles diferentes.
En estricto sentido, todos los empleados tienen responsabilidades en el SG-SST, y por lo tanto, todos deberían rendir cuentas, sin embargo esto se convierte en un proceso desgastante para la organización si cada empleado debe rendir un informe y luego el responsable los debe leer y consolidar.
En organizaciones de gran tamaño, los jefes de departamento o de área pueden tener la obligación de rendir cuentas sobre la participación de sus subordinados en las actividades de seguridad y salud en el trabajo. En pequeñas empresas, esta actividad puede ser asumida por el COPASST o por el responsable del SG-SST.
Cuando la empresa cuenta con empleados en misión, puede solicitar a la Empresa de Servicios Temporales (EST) un informe de rendición de cuentas de las actividades en seguridad y salud en el trabajo realizadas con los trabajadores en misión para la empresa. A su vez, la EST puede solicitar a la empresa usuaria una copia de los informes de rendición de cuentas.
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El procedimiento de rendición de cuentas
Se recomienda que la organización diseñó un procedimiento de rendición de cuentas en el cual cada uno de los actores tenga claro el paso a paso que debe seguir para realizar su informe anual de las actividades realizadas. No es un requisito normativo, pero permitirá estandarizar la forma como se realizan los informes, no dependerá del responsable del momento y facilitará a la dirección su análisis y evaluación.
Algunos pasos que pueden tenerse en cuenta en el procedimiento son:
- Identificar las responsabilidades asignadas a cada rol
- Identificar los objetivos de los planes y programas en los cuales participa el rol
- Identificar los indicadores definidos para medir los resultados de los planes y programas
- Identificar las actividades programadas en el periodo
- Identificar las actividades ejecutadas en el periodo
- Recolectar las evidencias de las actividades realizadas
- Calcular los indicadores de los planes y programas a su cargo
- Contrastar lo planeado y lo ejecutado
- Para cada una de las responsabilidades explicar qué se hizo para cumplir y si se cumplieron o no los objetivos
- Incluir recomendaciones (opcional)
En la rendición de cuentas deben contrastarse los objetivos y las metas con los resultados obtenidos. El elemento más relevante, que sirve como guía y eje de evaluación, es el plan de trabajo anual y los indicadores que se diseñaron para medir la gestión.
En el procedimiento también se puede determinar los roles que están obligados a rendir cuentas se puede establecer quién o cómo se realiza la rendición de cuentas de los trabajadores.
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Ejemplo.
Una de las obligaciones de los miembros del COPASST es reunirse mensualmente, es decir que al final del año deben tenerse como mínimo 12 actas de COPASST (podrían ser más si hay reuniones extraordinarias). En ese caso, el indicador podría ser: “Número de reuniones ejecutadas * 100 / Número de reuniones programadas». La meta a cumplir sería tener el indicador en el 100%.
En la rendición de cuentas se evaluará si se cumplió el objetivo y la meta propuesta y en caso de no cumplirlo cuáles fueron las razones que impidieron que se cumpliera.
¿Cómo hacer la rendición de cuentas?
El proceso de rendición de cuentas exige una preparación adecuada. La actividad debe quedar programada en el plan de trabajo anual.
La rendición de cuentas debe llevarse a cabo con base en los siguientes criterios sugeridos los cuales pueden variar según el rol que esté realizando el informe:
- Avance, cumplimiento y deficiencias del plan anual de trabajo
- Estado actual de la intervención sobre los peligros identificados
- Estado actual y observancia del programa de capacitaciones
- Desempeño en relación a los indicadores de los diferentes programas
- Estado actual de la investigación de accidentes y enfermedades laborales
- Cumplimiento de los planes de acción establecidos
- Nivel de cumplimiento de los requisitos legales
- Ejecución del presupuesto
- Estado de las comunicaciones en la organización
- Implementación del plan de emergencias
- Realización de simulacros
- Estado del cumplimiento de los sistemas de vigilancia epidemiológica
- Análisis del ausentismo laboral y de las acciones derivadas de este
- Estado de la documentación legal y de soporte del SG-SST
- Evaluación del desempeño del responsable del SG-SST elaborada por la alta dirección
La rendición de cuentas debe arrojar un informe de desempeño. El informe final debe divulgarse, para enterar a todas las partes interesadas.
El numeral 4 del artículo 2.2.4.6.30 del Decreto 1072 de 2015 establece que la rendición de cuentas debe ser tenida en cuenta en el proceso de auditoría del SG-SST.
«Artículo 30. Alcance de la auditoría de cumplimiento del Sistema de Gesti6n de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST. El proceso de auditoría de que trata el presente capítulo, deberá abarcar entre otros los siguientes:
4. El desarrollo de la responsabilidad y la obligación de rendir cuentas
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Contar con una rendición sobre el desempeño o rendición de cuentas es un requisito de la Resolución 0312 de 2019.
El artículo 16 de la Resolución 0312 de 2019 describe el ítem del estándar E2.6.1 así:
«Quienes tengan responsabilidad sobre el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo rinden cuentas anualmente sobre su desempeño».
El numeral 3 del artículo 2.2.4.6.8 del Decreto 1072 de 2015 establece :
«3. Rendición de cuentas al interior de la empresa: A quienes se les hayan delegado responsabilidades en el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), tienen la obligación de rendir cuentas internamente en relación con su desempeño. Esta rendición de cuentas se podrá hacer a través de medios escritos, electrónicos, verbales o los que sean considerados por los responsables. La rendición se hará como mínimo anualmente y deberá quedar documentada«.
Identifique quiénes deben rendir cuentas en la organización
El primer paso es identificar quiénes deben realizar una rendición sobre el desempeño, también conocido como rendición de cuentas del SG-SST. En la Resolución 0312 de 2019 se establece que todos los niveles de la organización deben rendir cuentas, sin embargo, se recomienda realizar un listado exhaustivo de qué roles lo deben hacer.
De forma predeterminada deben rendir cuentas:
- Administrador del SG-SST
- COPASST o Vigía
- Comité de convivencia
- Brigada de emergencias
- Alta dirección
- Trabajadores
Dependiendo de la actividad de la organización y su estructura, también podrían incluirse en este listado:
- Los SISO de obra
- El comité de seguridad vial
- Jefes o supervisores de área o proceso
- Empresas de servicios temporales
- Contratistas
Determine la frecuencia de la rendición de cuentas
El Decreto 1072 de 2015 establece que la rendición de cuentas debe realizarse mínimo una vez al año, sin embargo, se puede definir otras periodicidad si la alta dirección desea realizar un seguimiento más detallado a las actividades de seguridad y salud en el trabajo.
Por ejemplo, en una empresa de construcción, se puede determinar que los SISO de obra (personas encargadas de la seguridad industrial y la salud ocupacional) rindan cuentas mensualmente o trimestralmente según el avance del proyecto.
Se recomienda incluir condiciones adicionales para realizar la rendición sobre el desempeño, por ejemplo:
- El COPASST y el comité de convivencia deben rendir cuentas cuando finaliza el periodo para el cual fueron elegidos.
- El administrador del SG-SST debe rendir cuentas cuando se retira de la empresa.
- Los trabajadores que no cumplan sus obligaciones en seguridad y salud en el trabajo, rendirán cuentas de acuerdo a lo establecido en el reglamento interno de trabajo.
- Los contratistas que realicen actividades de alto riesgo durante un periodo superior a un mes, deberán rendir cuentas sobre las actividades realizadas.
Defina los mecanismos de rendición sobre el desempeño
En el diseño del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo se debe definir un mecanismo de rendición de cuentas, este puede ser un procedimiento, un instructivo o una guía que establezca para cada rol obligado a la rendición sobre el desempeño cómo se realizará esta actividad.
Establezca si debe realizarse a través de medios escritos, electrónicos, verbales u otros que sean definidos por la organización. Para el administrador, encargado o líder del SG-SST se recomienda que la rendición sobre el desempeño se realice de forma escrita y con el mayor detalle posible.
La organización debe determinar si la rendición de cuentas se realiza de forma independiente por cada comité o rol en el sistema o si se permite realizar rendiciones de cuentas conjuntas, esto es muy recomendado en las microempresas.
En el caso de los trabajadores, se puede establecer que la rendición de cuentas se realizará de forma indirecta, a través de las listas de asistencia a las actividades y que en caso de que el trabajador no cumpla, se llamará a descargos de acuerdo con el procedimiento establecido en el reglamento interno de trabajo.
Socialice los mecanismos y rinda cuentas
A través de los mecanismos de comunicación establecidos en la empresa, socialice con los trabajadores y todas las partes interesadas los mecanismos de rendición de cuentas establecidos por la empresa. Reciba la retroalimentación de los trabajadores y realice las modificaciones que sean necesarias. Asegúrese de que todos aquellos que deban rendir cuentas conocen el procedimiento y cuentan con los recursos necesarios para su ejecución.
Finalmente, solicite en el momento que corresponda, la rendición sobre el desempeño a cada parte obligada a realizarla.
Evaluación de la rendición sobre el desempeño
El artículo 16 de la Resolución 312 de 2019 describe el modo de verificación para el GRUPO60 así:
«Solicitar los registros documentales que evidencien la rendición de cuentas anual, al interior de la empresa.
Solicitar a la empresa los mecanismos de rendición de cuentas que haya definido y verificar que se haga y se cumplan con los criterios del requisito.
La rendición de cuentas debe incluir todos los niveles de la empresa ya que en cada uno de ellos hay responsabilidades sobre la Seguridad y Salud en el Trabajo«.
Si la empresa cuenta con registros de rendición de cuentas anual, obtendrá un (1) punto en la evaluación de los estándares mínimos.
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